暑假工:兼职档案管理员做好档案整理的工作流程
本文摘要:年中立刻来到,不少企业或者机关单位要拓展档案的规整工作。兼职档案管理员,在这段时间主要进行档案的规整与录入。所以要做好一个合格的兼职档案管理员,非常重要要知晓以下

年中马上来到,不少企业或者机关单位要拓展档案的规整工作。兼职档案管理员,在这期间主要进行档案的规整与录入。

所以要做好一个合格的兼职档案管理员,最重要要知道以下几个方面兼职档案管理员的工作职责:

1、负责管理公司各个部门产生的档案材料,包括文件材料的接收、整理,档案的提供借助等。

2、责任心强,维护公司档案历史真迹,确保档案的真实性和安全性,据实用档,切实履行保密义务。

3、确保档案采集工作的规范性,并督促各部门准时归档。

4、完整接收各部门移交的档案,对未准时移交的档案资料主动向用或产生该档案的部门催收。

5、完成领导下发的任务。

另外兼职档案管理员也要对档案整理工作步骤及需要知道了解

1、 采集

知道部门职能职责,将平常在工作活动中形成的文字,图表,声像等材料完整地采集起来。

2、 鉴别

对采集的材料逐份鉴别,看是不是是部门文件材料的归档范围,不属归档范围的,可作参考资料保存,是部门归档的文件材料,根据档案整理步骤及需要逐一整理。

3、 分类

依据文件、图表的形成规律,将相互联系的文件材料、图表等组合在一块列为同一类别。

4、 组卷

组卷的具体做法:项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设施文件按专业、台件组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。

5、案卷及卷内文件的排列

1、管理性文件按问题、时间或要紧程度排列;

2、竣工图按专业、图号排列;

3、卷内文件通常文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

除此之外,卷内文件页号、加盖档号章与档号、卷内目录、案卷封面和案卷脊背的编制,填写案卷目录与档案盒的规格各单位都有独立具体的需要。在档案整理完毕后,依据档案盒的盒号顺序依次放入档案密集架,档案整理工作也就结束了。






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